PERBEKALAN ALAT-ALAT KANTOR DAN MESIN-MESIN KANTOR
Published in Materi- A. Pengertian Perbekalan
Istilah perbekalan sering di
sampaikan dengan istilah perabotan kantor atau perlangkapan kantor.
Padahal yang dimaksud perabotan kantor antara lain meja tulis, kursi,
lemari arsip, lemari besi, dan sebagainya. Sedangkan yang dimaksud
perlengkapan kantor itu adalah semua benda yang terdapat di dalamnya
dan diperlukan dalam rangka proses kegiatan kantor.
Berdasarkan
pengertian-pengertian di atas maka perbekalan mempunyai suatu
pengertian yaitu mencakup semua barang yang diperlukan baik barang
bergerak maupun barang tidak bergerak sebagai sarana pendukung
pelaksanaan tugas. Perabotan kantor yaitu segala macam barang/benda
kantor yang berfungsi sebagai penunjang terhadap pekerjaan kantor.
Perabotan kantor juga bisa diartikan sebagai macam peralatan yang
berkaitan dengan tulis-menulis dan penyimpanan hasil kerja kantor.
Istilah lain dari perabot kantor adalah perkakas kantor atau office furniture. Misalnya, meja, kursi, lemari, rak, dsb.
Aktivitas perbekalan di dalam organisasi mempunyai beberapa tujuan, antara lain:
- Meningkatkan efisiensi dan efektivitas pelaksanaan tugas-tugas poko organisasi
- Mengetahui barang peralatan yang rusak dan tidak bisa diperbaiki sehingga harus dimusnahkan atau yang rusak tetapi masih dapat diperbaiki.
- B. Macam-macam perbekalan/perabotan
Suatu kantor dalam melakukan
aktifitasnya tidak lepas dari perbekalan yang ada sehingga akan
menghasilkan produk-produk kantor yang diharapkan. Tanpa ada perbekalan
kantor yang memadahi tak mungkin ada hasil kantor yang baik. Pada
dasrnya aktivitas kantor terjadi karena pegawai-pegawai kantor mengolah
bahan-bahan dengan sarana perbekalan kantor yang ada. Macam-macam
peralatan kantor, antara lain :
- Mesin-mesin kantor
Adalah segala macam mesin kantor
yang digunakan untuk memproses pekerjaan kantor. Misalnya : mesin tik,
computer, stensil, OHP, mesin foto copy dsb.
- Pesawat kantor
Adalah semua mesin kantor yang
digunakan untuk mengadakan komunikasi baik di lingkungan sendiri maupun
dengan pihak lain di luar kantor. Misalnya intercom, telepon, fax,
dsb.
- Interior kantor
Yaitu semua barang/fasilitas yang
berfungsi untuk menghias ruangan kantor sehingga tercipta ruangan yang
serasi. Misalnya gabar, lampu, vas bunga, dsb.
Adapun macam-macam perbekalan yaitu:
- Perbekalan gedung, seperti ruang pimpinan, ruang guru, kamar kecil dsb.
- Perbekalan kantor, seperti mebelair pimpinan, mebelair karyawan dsb.
- Perbekalan ruang kelas, seperti meja dan kursi guru, meja dan kursi murid, penggaris, papan tulis, kapur tulis dsb.
Macam-macan perbekalan di atas dapat dibedakan lebih lanjut sebagai berikut:
- Ditinjau dari sifatnya, terdiri dari dua kelompok yaitu:
- Benda tetap misalnya tanah, gedung, dan peralatan.
- Benda tidak tetap misalnya kertas, tinta, kapur, dan lain-lain.
- Ditinjau dari segi peralatan, terdiri dari empat kelompok yaitu:
- Benda peralatan umum, seperti untuk kelas dan kantor
- Benda peralatan khusus, seperti pembersih kamar mandi dan WC
- Benda peralatan laboratorium, seperti rak, OHP, mikroskup, dll.
- Benda peralatan lain, seperti buku, kendaraan, dll.
- Ditinjaui dari segi kegunaannya, terdiri dari empat kelompok yaitu
- Benda peralatan untuk kelas, seperti maja, kursi dan papan tulis.
- Benda peralatan untuk kantor, seperti almari, meja, kursi, telepon, mesin ketik, dan sebagainya.
- Ditinjau dari segi kegunaannya, terdiri dari dua kelompok :
- Benda peralatan untuk kelas, sepertu meja,kursi, papan tulis.
- Benda peralatan untuk kantor, seperti almari, meja, kursi, telepon, mesin ketik dan sebagainya.
- Ditinjau dari segi umum ang dipakai instansi, terdiri dari :
- Benda tahan lama, yaitu benda – benda yang dapat dipergunakan terus menerus, untuk waktu yang relativ cukup lama ( kurang lebih 10 tahun ). Misalnya Peralatan perabot kantor, meja kursi dan lain sebagainya.
- Benda habis pakai, yaitu benda – benda yang apabila dipakai lekas habis. Misalna karbon, kertas, kapur tulis, sheet, tinta dan sebagainya.
Dalam pengadaan macam-macam
perbekalan alat-alat kantor adapun faktor yang harus diperhatikan agar
perbekalan alat-alat kantor tersebut dapat dipergunakan secara baik
- Sifat pekerjaan dan kegiatan kantor
Tujuan dan kegiatan atau pekerjaan
yang akan diselesaikan harus ditentukan dengan jelas dan devenitive
serta diuji secara kritis, untuk menjamin bahwa jenis serta jumlah
alat-alat/mesin-messin dan perabot itu esensial dengan demikian
benda-benda yang tidak diperlukan dapat dihindarkan. Suatu analisa yang
teliti perlu untuk keperluan ini, terutama harus ada pengetahuan cara
apa yang terbaik untuk melaksanakan suatu kegiatan, sehingga dapat
dipilih alat-alat/perabot yang perlu digunakan sesuai dengan macam
kegiatan yang akan dilaksanakan. Analisa ini harus dilakukan sebelum
pengadaan kegiatan
- Penyesuaian keperluan dengan situasi setempat
Tiap instansi atau perusahaan
mempunyai hakikat pekerjaan, situasi serta kondisi yang berbeda-beda,
sehingga tiap perusahaan mempunyai keperluan alat-alat yang
berbeda-beda pula. Oleh karena itu dalam menetapkan jenis dan jumlah
alat-alat tersebut haruslah diadakan penelitian dengan mengingat
keperluan serta disesuaikan dengan hakikat, kondisi,dan situasi
masing-masin. Hal ini penting terutama untuk menentukan penting dan
tidaknya menggunakan alat-alat otomatis yang mahal harganya serta biaya
pemeliharaannya, dibandingkan dengan menggunakan lebih tenaga kerja.
- Fleksibilitas di dalam kegunaan dan biaya
Hendaknya diusahakan agar kegunaan
suatu alat tidak hanya untuk suatu kegiatan atau suatu macam pekerjaan,
tetapi apabila perlu dipergunakan untuk beberapa jenis kegiatan. Hal
ini erat hubungannya dengan masalah harga. Misalnya membeli sebuah alat
yang dapat dipergunakan untuk dua macam tujuan adalah lebih murah
daripada membeli dua buah alat untuk tiap-tiap keperluan. Demikian pula
fleksibilitas alat-alat ini mempunyai arti untuk masa-masa berikutnya
misalnya apabila ada perubahan-perubahan atau perkembangan aktivitas.
Hal ini, berlaku bagi mesin-mesin maupun bagi perabot-perabot, misalnya
meja-meja tulis dan kursi. Untuk suatu pekerjaan mengetik misalnya,
apabila volume pekerjaan itu betul-betul banyak, maka dibutuhkan seorang
khusus untuk pekerjaan itu betul-betul banyak, maka dibutuhkan seorang
khusus untuk pekerjaan mengetik dan alangkah efektif dan efesiannya
apabila dilengkapi dengan meja dan kursi khusus mengetik
- C. Pengelolaan Perbekalan
Untuk menangani masalah
peralatan/perbekalan kantor yang dilakukan pada suatu bagian kantor
biasanya berdasarkan langkah-langkah berikut:
- Pengadaan, yaitu usaha yang bertujuan untuk memperoleh peralatan atau perlengkapan kantor sesuai rencana kebutuhan yang telah ditentukan, melalui pembelian, pembuatan sendiri, menyewa/mengontrak dan bantuan/sumbangan.
- Penyimpanan, yaitu kegiatan untuk menampung hasil pengadaan barang perlengkapan yang meliputi segi administratif (pencatatan ke dalam buku barang) maupun segi fisik (penyimpanan barang itu sendiri).
- Pengeluaran/Pendistribusian, yaitu penyaluran barang dari unit pergudangan kepada unit pemakai berdasarkan bon permintaan dan harus dicatat pada buku pengeluaran barang.
- Pemeliharaan, yaitu segala usaha yang dilakukan terus menerus agar barang tetap terpelihara baik sehingga siap dipakai pada saat diperlukan.
- Penghapusan, yaitu usaha yang dilakukan untuk meniadakan/menghapus barang-barang dari dalam daftar infentaris berdasarkan peraturan yang berlaku.
Barang-barang
perbekalan/perlengkapan kantor baik yang ada di dalam gudang maupun
yang ada pada unit pemakai harus selalu dipelihara agar selalu siap
untuk digunakan dan juga untuk memperpanjang usia pemakaian dalam
rangka menghemat anggaran kantor.
Cara–cara pemeliharaan barang dapat disesuaikan dengan kriteria berikut ;
- 1. Menurut Tempat Barang
- Ada dalam gudang/persediaan
Dilakukan dngan cara meletakkan
sesuai dengan kondisi barang dan selalu terkontrol setiap waktu jika
perlu diberikan pengaman dari hal-hal yang dapat merusakkan barang.
Contohnya: barang yang terbuat dari logam seperti, meja atau lemari
disemprot bahan anti karat.
