Diposting oleh Unknown |

PERBEKALAN ALAT-ALAT KANTOR DAN MESIN-MESIN KANTOR

Posted by Karina Vita R Published in Materi

A. Pengertian Perbekalan

Istilah perbekalan sering di sampaikan dengan istilah perabotan kantor atau perlangkapan kantor. Padahal yang dimaksud perabotan kantor antara lain meja tulis, kursi, lemari arsip, lemari besi, dan sebagainya. Sedangkan yang dimaksud perlengkapan kantor itu adalah semua benda yang terdapat di dalamnya dan diperlukan dalam rangka proses kegiatan kantor.

Berdasarkan pengertian-pengertian di atas maka perbekalan mempunyai suatu pengertian yaitu mencakup semua barang yang diperlukan baik barang bergerak maupun barang tidak bergerak sebagai sarana pendukung pelaksanaan tugas. Perabotan kantor yaitu segala macam barang/benda kantor yang berfungsi sebagai penunjang terhadap pekerjaan kantor. Perabotan kantor juga bisa diartikan sebagai macam peralatan yang berkaitan dengan tulis-menulis dan penyimpanan hasil kerja kantor. Istilah lain dari perabot kantor adalah perkakas kantor atau office furniture. Misalnya, meja, kursi, lemari, rak, dsb.

Aktivitas perbekalan di dalam organisasi mempunyai beberapa tujuan, antara lain:

Meningkatkan efisiensi dan efektivitas pelaksanaan tugas-tugas poko organisasi
Mengetahui barang peralatan yang rusak dan tidak bisa diperbaiki sehingga harus dimusnahkan atau yang rusak tetapi masih dapat diperbaiki.

B. Macam-macam perbekalan/perabotan

Suatu kantor dalam melakukan aktifitasnya tidak lepas dari perbekalan yang ada sehingga akan menghasilkan produk-produk kantor yang diharapkan. Tanpa ada perbekalan kantor yang memadahi tak mungkin ada hasil kantor yang baik. Pada dasrnya aktivitas kantor terjadi karena pegawai-pegawai kantor mengolah bahan-bahan dengan sarana perbekalan kantor yang ada. Macam-macam peralatan kantor, antara lain :

Mesin-mesin kantor

Adalah segala macam mesin kantor yang digunakan untuk memproses pekerjaan kantor. Misalnya : mesin tik, computer, stensil, OHP, mesin foto copy dsb.

Pesawat kantor

Adalah semua mesin kantor yang digunakan untuk mengadakan komunikasi baik di lingkungan sendiri maupun dengan pihak lain di luar kantor. Misalnya intercom, telepon, fax, dsb.

Interior kantor

Yaitu semua barang/fasilitas yang berfungsi untuk menghias ruangan kantor sehingga tercipta ruangan yang serasi. Misalnya gabar, lampu, vas bunga, dsb.

Adapun macam-macam perbekalan yaitu:

Perbekalan gedung, seperti ruang pimpinan, ruang guru, kamar kecil dsb.
Perbekalan kantor, seperti mebelair pimpinan, mebelair karyawan dsb.
Perbekalan ruang kelas, seperti meja dan kursi guru, meja dan kursi murid, penggaris, papan tulis, kapur tulis dsb.

Macam-macan perbekalan di atas dapat dibedakan lebih lanjut sebagai berikut:

Ditinjau dari sifatnya, terdiri dari dua kelompok yaitu:

Benda tetap misalnya tanah, gedung, dan peralatan.
Benda tidak tetap misalnya kertas, tinta, kapur, dan lain-lain.

Ditinjau dari segi peralatan, terdiri dari empat kelompok yaitu:

Benda peralatan umum, seperti untuk kelas dan kantor
Benda peralatan khusus, seperti pembersih kamar mandi dan WC
Benda peralatan laboratorium, seperti rak, OHP, mikroskup, dll.
Benda peralatan lain, seperti buku, kendaraan, dll.

Ditinjaui dari segi kegunaannya, terdiri dari empat kelompok yaitu

Benda peralatan untuk kelas, seperti maja, kursi dan papan tulis.
Benda peralatan untuk kantor, seperti almari, meja, kursi, telepon, mesin ketik, dan sebagainya.

Ditinjau dari segi kegunaannya, terdiri dari dua kelompok :

Benda peralatan untuk kelas, sepertu meja,kursi, papan tulis.
Benda peralatan untuk kantor, seperti almari, meja, kursi, telepon, mesin ketik dan sebagainya.

Ditinjau dari segi umum ang dipakai instansi, terdiri dari :

Benda tahan lama, yaitu benda – benda yang dapat dipergunakan terus menerus, untuk waktu yang relativ cukup lama ( kurang lebih 10 tahun ). Misalnya Peralatan perabot kantor, meja kursi dan lain sebagainya.
Benda habis pakai, yaitu benda – benda yang apabila dipakai lekas habis. Misalna karbon, kertas, kapur tulis, sheet, tinta dan sebagainya.

Dalam pengadaan macam-macam perbekalan alat-alat kantor adapun faktor yang harus diperhatikan agar perbekalan alat-alat kantor tersebut dapat dipergunakan secara baik

Sifat pekerjaan dan kegiatan kantor

Tujuan dan kegiatan atau pekerjaan yang akan diselesaikan harus ditentukan dengan jelas dan devenitive serta diuji secara kritis, untuk menjamin bahwa jenis serta jumlah alat-alat/mesin-messin dan perabot itu esensial dengan demikian benda-benda yang tidak diperlukan dapat dihindarkan. Suatu analisa yang teliti perlu untuk keperluan ini, terutama harus ada pengetahuan cara apa yang terbaik untuk melaksanakan suatu kegiatan, sehingga dapat dipilih alat-alat/perabot yang perlu digunakan sesuai dengan macam kegiatan yang akan dilaksanakan. Analisa ini harus dilakukan sebelum pengadaan kegiatan

Penyesuaian keperluan dengan situasi setempat

Tiap instansi atau perusahaan mempunyai hakikat pekerjaan, situasi serta kondisi yang berbeda-beda, sehingga tiap perusahaan mempunyai keperluan alat-alat yang berbeda-beda pula. Oleh karena itu dalam menetapkan jenis dan jumlah alat-alat tersebut haruslah diadakan penelitian dengan mengingat keperluan serta disesuaikan dengan hakikat, kondisi,dan situasi masing-masin. Hal ini penting terutama untuk menentukan penting dan tidaknya menggunakan alat-alat otomatis yang mahal harganya serta biaya pemeliharaannya, dibandingkan dengan menggunakan lebih tenaga kerja.

Fleksibilitas di dalam kegunaan dan biaya

Hendaknya diusahakan agar kegunaan suatu alat tidak hanya untuk suatu kegiatan atau suatu macam pekerjaan, tetapi apabila perlu dipergunakan untuk beberapa jenis kegiatan. Hal ini erat hubungannya dengan masalah harga. Misalnya membeli sebuah alat yang dapat dipergunakan untuk dua macam tujuan adalah lebih murah daripada membeli dua buah alat untuk tiap-tiap keperluan. Demikian pula fleksibilitas alat-alat ini mempunyai arti untuk masa-masa berikutnya misalnya apabila ada perubahan-perubahan atau perkembangan aktivitas. Hal ini, berlaku bagi mesin-mesin maupun bagi perabot-perabot, misalnya meja-meja tulis dan kursi. Untuk suatu pekerjaan mengetik misalnya, apabila volume pekerjaan itu betul-betul banyak, maka dibutuhkan seorang khusus untuk pekerjaan itu betul-betul banyak, maka dibutuhkan seorang khusus untuk pekerjaan mengetik dan alangkah efektif dan efesiannya apabila dilengkapi dengan meja dan kursi khusus mengetik

C. Pengelolaan Perbekalan

Untuk menangani masalah peralatan/perbekalan kantor yang dilakukan pada suatu bagian kantor biasanya berdasarkan langkah-langkah berikut:

Pengadaan, yaitu usaha yang bertujuan untuk memperoleh peralatan atau perlengkapan kantor sesuai rencana kebutuhan yang telah ditentukan, melalui pembelian, pembuatan sendiri, menyewa/mengontrak dan bantuan/sumbangan.
Penyimpanan, yaitu kegiatan untuk menampung hasil pengadaan barang perlengkapan yang meliputi segi administratif (pencatatan ke dalam buku barang) maupun segi fisik (penyimpanan barang itu sendiri).
Pengeluaran/Pendistribusian, yaitu penyaluran barang dari unit pergudangan kepada unit pemakai berdasarkan bon permintaan dan harus dicatat pada buku pengeluaran barang.
Pemeliharaan, yaitu segala usaha yang dilakukan terus menerus agar barang tetap terpelihara baik sehingga siap dipakai pada saat diperlukan.
Penghapusan, yaitu usaha yang dilakukan untuk meniadakan/menghapus barang-barang dari dalam daftar infentaris berdasarkan peraturan yang berlaku.

Barang-barang perbekalan/perlengkapan kantor baik yang ada di dalam gudang maupun yang ada pada unit pemakai harus selalu dipelihara agar selalu siap untuk digunakan dan juga untuk memperpanjang usia pemakaian dalam rangka menghemat anggaran kantor.

Cara–cara pemeliharaan barang dapat disesuaikan dengan kriteria berikut ;

1. Menurut Tempat Barang
1. Ada dalam gudang/persediaan

Dilakukan dngan cara meletakkan sesuai dengan kondisi barang dan selalu terkontrol setiap waktu jika perlu diberikan pengaman dari hal-hal yang dapat merusakkan barang. Contohnya: barang yang terbuat dari logam seperti, meja atau lemari disemprot bahan anti karat.